משרד החינוך
המינהל הפדגוגי
תכנון תהליך השיתוף
כל תהליך שיתוף מתחיל בשלב התכנון, הכולל את סדרת הצעדים להלן. כל צעד נשען על הצעד שקודם לו, ולכן חשוב להתקדם בדיוק על פי הסדר המוצג כאן. מומלץ לתכנן כל צעד בעזרת הצוות המסייע, לקיים דיון לגביו, להשתהות ולהעמיק בו, ורק לאחר מכן להתקדם אל הצעד הבא.
1. הגדרת הצורך
תכנון תהליך השיתוף מתחיל בהגדרת הצורך הארגוני שעל הפרק. כדי להגדיר במדויק צורך זה, יש ללמוד את הסוגיה שבה עוסקים באופן מקיף ומעמיק.
הגדרת הצורך כוללת:
-
מחקר מקדים ביחס לסוגיה
-
איסוף וניתוח נתונים
-
בדיקה - איך טופלה הסוגיה עד כה
-
פירוק המרכיבים וההיבטים השונים של הסוגיה (והתלות ביניהם)
-
בחינת פתרונות קיימים ומגמות - בארץ ובעולם
בהמשך, הצגת הצורך בפני השותפים תוביל לדיון ענייני שבאמצעותו ניתן לבנות אמון ולהתקדם לגיבוש תוצר רלוונטי. הסכמת השותפים על הצורך תהווה בסיס לגיבוש תהליך השיתוף הלכה למעשה.
שאלות שכדאי לשאול
2. תוצר מצופה
התוצר המצופה נגזר מהצורך והוא למעשה התוצאה של תהליך השיתוף.
כל תהליך שיתוף מסתיים בהפקה ובפרסום של תוצר: מסמך מדיניות, מסמך המלצות, תוכנית עבודה משותפת, כלי, מודל וכדומה.
חשוב להגדיר את התוצר במדויק, מפני שהוא מסייע להבנות תהליך עם גבולות גזרה ברורים.
לכל סוג שיתוף יש תוצר מצופה אופייני, כך שבחירת התוצר תשפיע על סוג השיתוף.
דוגמאות לתוצר מצופה לפי סוג תהליך שיתוף
שאלות שכדאי לשאול
3. סוג תהליך השיתוף
כאמור, כל סוג של תהליך שיתוף מתאים ליצירת תוצר שונה. מאחר שלכל תהליך שיתוף יש מטרה שונה ודרך פעולה ייחודית, כדאי לדייק היטב את סוג התהליך ולוודא שיש הלימה בין סוג התהליך לתוצר המצופה.
מטרות סוגי תהליכי השיתוף
שאלות שכדאי לשאול
4. שאלת השיתוף
שאלת השיתוף נגזרת מהתוצר המצופה.
בדומה לתוצר המצופה, שאלת השיתוף מסמנת את גבולות הגזרה של התהליך ומסייעת ליצירת מיקוד ובהירות. שאלת השיתוף תסייע בבחירת השותפים ובתיאום הציפיות איתם. חשוב לשים לב לניסוח השאלה, כך שתייצר ציפיות לסוג השיתוף המתוכנן.
למרות שתהליך השיתוף עוסק בסוגיה מורכבת, שאלת השיתוף מזמינה התכנסות להיבט אחד, שיהיה בעל פוטנציאל השפעה גדול. גם אם שאלת השיתוף מחייבת ויתור על נושאים מסוימים ודחייתם למועד מאוחר יותר, המיקוד קריטי מאחר שהוא מאפשר לשותפים לצאת לדרך בתוך מסגרת פעילות ברורה.
שאלת שיתוף טובה היא שאלה שמזמינה את השותפים להשפיע, מבוססת על זיהוי הצורך ומניעה לשיתוף פעולה ליצירת תוצר רצוי. חשוב לנסח שאלה מתוחמת כדי שהתהליך שייגזר ממנה יהיה ממוקד ושאפשר יהיה למצות את הדיון לגביה בתהליך שיתוף אחד.
מומלץ להציג את שאלת השיתוף לעמיתים ולשאול אם השאלה מספיק ברורה וקונקרטית.
שאלת שיתוף מיטבית...
-
מבוססת על צורך
-
חיובית
-
ממוקדת וספציפית
-
מעידה על תוצר מצופה
-
מעידה על סוג השיתוף
דוגמאות לשאלות שיתוף ותוצרים תואמים על פי סוגי תהליכי שיתוף
שאלות שכדאי לשאול
5. מיפוי שותפים
מיפוי השותפים מושתת על מידת הרלוונטיות שלהם לשאלת השיתוף. נרצה לזהות את כל בעלי העניין הרלוונטיים שיש להם עניין בנושא. כדי לקבל תמונה רחבה ודעות מגוונות, נשאף לשלב שותפים פוטנציאליים מתחומים שונים: קהילה, הורים, מגזר שלישי, מגזר עסקי, חברה אזרחית, משרדי ממשלה, רשויות מקומיות, אקדמיה ועוד.
מיפוי השותפים נעשה על פי התחומים או ההקשרים השונים, כאשר לכל תחום או הקשר נקצה מספר מסוים של שותפים. רק לאחר הגדרת מספר השותפים הרצוי, נכתוב שמות של שותפים פוטנציאליים.
כלי למיפוי שותפים
איך להשתמש בכלי?
1. לסמן את המגזרים הרלוונטים במקרא
2. לצבוע בצבע המקרא נתח בעיגול לכל מגזר, לפי מידת הרלוונטיות של המגזר לסוגיה
3. לתרגם את הנתח שנצבע בעיגול למספר שותפים רצוי
קווים מנחים למיפוי שותפים
-
השהיית הבחירה - לא לקפוץ לבחירת שמות, אלא לחשוב מיהם בעלי העניין העקרוניים שצריכים להשתתף בתהליך, בהתאם לנושא הנידון
-
מגוון נקודות מבט - לחפש נקודות מבט שונות, כדי לקבל תוצר עשיר
-
חשיבה יצירתית - לחשוב מחוץ לקופסה, לא לפחד לצאת מאזור הנוחות
-
תפקידים רלוונטיים - לחפש אילו תפקידים ממלאים אנשים שמתמודדים עם סוגיות דומות בעולם
-
מגוון קולות - לא לפחד להזמין מתנגדים או אנשים שחושבים אחרת, לחבק את כולם ולנהל את הדינמיקה כך שיתאפשר להביא לתהליך גם קולות אחרים
-
מספר השותפים - מספר שותפים הגיוני ומתאים לתהליך
-
שילוב כמותי בין מוסדות אקדמיה, מגזר עסקי ועוד - בהתאם למידת הרלוונטיות לסוגיה
-
גיוון גופי מגזר שלישי
-
שילוב שותפים מעולמות אחרים, כדי שיוסיפו נקודות מבט חדשות שיש בהן ערך מוסף
שאלות שכדאי לשאול
6. זיהוי מוקשים
בתהליך השיתוף אפשר שניתקל במוקשים ואתגרים שעלולים לפגוע בו. חשוב שנתכונן מראש למפגש אפשרי עם מוקשים פוטנציאליים, כדי שנדע איך להתמודד עימם בזמן אמת. מוקשים נובעים בדרך כלל מרגישויות שקשורות לנושא, לתהליך השיתוף עצמו, למשתתפים או להרכב שלהם. זיהוי מוקש פוטנציאלי לא יעזור בהכרח לנטרול המוקש, אבל המוכנות כשלעצמה מסייעת בהתמודדות עימו.
כדי להיערך להתמודדות עם מוקש פוטנציאלי, מומלץ ליצור תרחישים אפשריים, ליצור מראש תגובות מתאימות לכל תרחיש ולחקור תוצאות פוטנציאליות.
מוקשים נפוצים בתהליכי שיתוף והצעות להתמודדות
שאלות שכדאי לשאול
7. גאנט
הגאנט הוא ציר זמן המשרטט באופן ברור את נקודת ההתחלה, שלבי הביניים ונקודת הסיום של תהליך השיתוף.
הגאנט כולל:
o בנקודת ההתחלה: את ההזמנה לעסוק בשאלת השיתוף שאיתה יוצאים לדרך.
o באמצע: את תאריכי המפגשים והמתודה של כל מפגש באופן כללי (מפגש פיזי או בזום, קבוצות דיון וכדומה).
o בנקודת הסיום: את התאריך המשוער שבו יתפרסם התוצר, התואם את שאלת השיתוף.
כדאי להכין גאנט ויזואלי עם מידע תמציתי ומדויק, כדי שלשותפים יהיה קל להבין מה הנושא, מתי התהליך מתחיל, כמה מפגשים הוא יכלול ומתי הוא מסתיים. הגאנט יסייע לייצר ודאות ולבסס תחושת אמון.
מומלץ לקיים את המפגש הראשון פיזית, כדי לבסס קרבה ואמון בין המשתתפים.
תכנון תהליך השיתוף - לפי סוג התהליך
8. תכנון המפגשים
הצעד האחרון בתכנון תהליך השיתוף הוא תכנון המפגשים. לו"ז המפגשים צריך להיות מובנה ומוקפד, כדי להצליח להפיק את התוצר המצופה במסגרת הזמן שנקבעה. חשוב לקחת בחשבון את המטרות והתפוקות של כל מפגש, ולהתמקד בעיקר, כדי לכבד את זמנם היקר של המשתתפים.
בהתאם למספר המשתתפים ותוך מטרה לקיים תהליך חשיבה שיתופי, בדרך כלל (למעט בתהליך שיתוף מסוג יידוע), בתהליכי שיתוף מתקיימים לסירוגין מפגשי מליאה ועבודה בקבוצות. השיח בקבוצות לאורך התהליך מאפשר לכל שותף להרגיש שיש לו מקום וזמן להביע את דעתו ונקודת מבטו, לבחון את הנושאים העולים לדיון ולקחת חלק פעיל בשיח.
שאלות שכדאי לשאול
