משרד החינוך
המינהל הפדגוגי
הובלת תהליך השיתוף
לאחר תכנון מדוקדק ומעמיק של תהליך השיתוף, מגיע שלב הובלתו בפועל. מרגע הזמנת השותפים, התהליך מתקיים, למעשה, בשני רבדים: ניהול המפגשים עם כל השותפים מחד גיסא, ועיבודם עם צוות משימה מאידך גיסא. הפעולות שיש לנקוט בשלב הובלת תהליך השיתוף מופיעות להלן בסדר כרונולוגי, אך בחלק מתהליכי השיתוף, ובעיקר בתהליכים מסוג יידוע, יהיה צורך רק בחלק מהפעולות.
1. שיחות מקדימות והזמנה
לקראת המפגש הראשון
שיחות מקדימות והזמנה
הצעד הראשון בהובלת תהליך השיתוף הוא לפנות למשתתפים ו/או לממונים של המשתתפים ולקבל מהם את ברכת הדרך.
בשיחה זו נרצה להסביר מה הרקע לתהליך, מהי שאלת השיתוף והתוצר המצופה, מה ההשתתפות בתהליך תדרוש מהמשתתפים ומתי יתקיימו המפגשים.
לאחר קבלת אור ירוק, אפשר לשלוח את ההזמנה למשתתפים. ההזמנה נועדה לגייס את המשתתפים, וליצור תחושה שמדובר בתהליך בעל ערך עבורם. ההזמנה אמורה לאפשר למקבליה להבין מדוע התהליך רלוונטי עבורם, למה כדאי להם להשתתף ומה הם יכולים ומצופים לתרום. היא אמורה להבהיר למשתתפים לאן הולכים, מה נפגוש בדרך, מה סוג השיתוף ומה טווח השיח.
כדאי לייצר תיאום ציפיות מדויק עם המשתתפים כבר בשלב זה, ולכן, על ההזמנה לכלול מידע מתומצת בנוגע למרכיבים שהגדרנו בשלב התכנון: הצורך בתהליך השיתוף, התוצר המצופה, שאלת השיתוף והגאנט. בהירות לגבי התהליך והתוצאה תגביר את האמון ותצמצם את האפשרות למשברים בהמשך, כתוצאה מאי התאמה בין הציפיות של המשתתפים לבין התהליך.
הזמנה כתובה היטב משדרת שמי שניסח אותה יודע בדיוק לאיזה תהליך הוא מוביל, ויחד עם זאת, שהוא באמת מעוניין להקשיב לכל מי שהוזמנו לתהליך.
על ההזמנה להיות מכבדת ומזמינה גם מבחינה עיצובית.
אפשר לצרף להזמנה חומרים תומכים, כגון מאמר, ממצאי מחקר, מצגת, תוצאות סקר או כל מסמך רלוונטי אחר המספק הקשר ומידע נוסף. לעיתים נשלח עם ההזמנה גם שאלון עמדות ראשוני או סקר. מידע זה יוכל לסייע בהרכבת קבוצות משימה הטרוגניות. בתהליך מסוג שיתוף פעולה, כאשר ישנם נושאים שונים לכל קבוצה, אפשר לכלול בהזמנה גם את הנושאים הנידונים, ולהציע למשתתפים לבחור בקבוצה שאליה ירצו להשתייך.
2. יצירת סֵטינג
צעד נוסף שיש לנקוט לפני המפגש הראשון, שבדרך כלל מתרחש פיזית, הוא יצירת סטינג מזמין. הסטינג הוא חיוני, מכיוון שהסביבה בה מתקיים המפגש יכולה להשפיע באופן משמעותי על המעורבות, היצירתיות והחוויה הכוללת של המשתתפים. סביבה נעימה תורמת לאווירה חיובית המעודדת השתתפות פעילה ותקשורת פתוחה. יתר על כן, סביבה נעימה משדרת מקצועיות וכבוד למשתתפים.
טיפים ליצירת סטינג מזמין
-
מיקום: מקום נגיש שקל להגיע אליו גם בתחבורה ציבורית, עם חניה בקרבת מקום
-
תאורה: מקום מואר, עם חלונות
-
ישיבה נוחה: סידור כיסאות נוחים כך שכולם יכולים לראות את כולם וקל לקיים אינטראקציה
-
שקט: כדאי לוודא שאין במקום רעשי רקע והסחות דעת
-
כיבוד: כדאי להזמין כיבוד ומשקאות המתאימים להעדפות ומגבלות תזונתיות שונות
-
יחס אישי: כרטיסי קבלת פנים, תגי שם, משימה אישית מוסתרת מתחת לכיסא, ברכות וכו'
צ'ק ליסט - פעולות לביצוע לפני המפגש הראשון
3. תיאום ציפיות
במהלך המפגשים
תיאום ציפיות עם המשתתפים
בתחילת המפגש הראשון מוביל התהליך פותח בתיאור הסוגיה שעל הפרק ומסביר מהי מטרת התהליך והתוצר המצופה, מהי שאלת השיתוף ומהו סוג השיתוף. ככל שנהיה ברורים לגבי התוצר המצופה ורכיביו, כך יהיה התהליך ממוקד יותר. כדאי להדגיש שאנחנו מגיעים לתהליך ממוקדי תוצאה - מטרתנו לצאת בסיום התהליך עם תוצר שיתופי. כך נמזער אי־הבנות וסטיות מהנושא ונמקד את תשומת הלב והמאמצים של המשתתפים בתוצאות הרצויות.
חשוב לספק למשתתפים מסגרת ברורה גם לגבי אופן התנהלות המפגש (או סדרת המפגשים), כדי שיידעו למה לצפות: הרעיונות שיעלו בקבוצות המשימה ייאספו ויעברו עיבוד לאחר המפגש, והתוצר שיתקבל בעיבוד יחזור אל המשתתפים לתיקוף.
למה חשוב להתייחס בתיאום הציפיות?
-
תוכן התהליך - מהו הנושא שבו יעסוק התהליך ועל מה ידובר בו?
-
צורת התהליך - באיזה אופן ייערך התהליך, כמה מפגשים יערכו, איך ומתי?
-
סוג התהליך - האם מטרת התהליך היא יידוע, היוועצות, תיאום או שיתוף פעולה?
-
טווח השיח - האם אנו מזמינים את השותפים להקשיב, לנהל דיון על מסמך קיים או לקדם יישום מיטבי של מדיניות?
-
התוצר המצופה - אמנה? תוכנית פעולה? מפת חשיבה אסטרטגית?
-
מגבלות העומדות בפנינו - תהליך שיתוף אינו תהליך הכרעה, אלא תהליך שבו לומדים מתוך הידע של השותפים ומשקללים את עמדותיהם. חשוב להבהיר לשותפים כי הדברים שיאמרו יובאו בחשבון בשיקול הדעת הסופי, ואם ישנם היבטים שהוכרעו כבר, לציין זאת מראש.
4. הנחיית צוותי משימה
הנחיית קבוצות המשימה
הנחיית קבוצות המשימה אינה מוטלת על מוביל התהליך, אלא על ראשי הקבוצות שמינה. אחד התפקידים החשובים ביותר של ראש הקבוצה הוא לוודא שהקבוצה ממוקדת במשימה. לכן, השלב הראשון בהנחיית קבוצות המשימה הוא הצגת שאלת השיתוף, שמטרתה למקד את המשתתפים במטרת התהליך ולכוון לתוצאותיו.
העבודה בקבוצות נועדה לחלץ מהמשתתפים נקודות מבט שונות על שאלת השיתוף, בדגש על מענים פרקטיים. במילים אחרות, הדבר החשוב ביותר שיקרה בקבוצות הוא שיעלו מגוון הצעות ליישום אשר ייתנו מענה לשאלת השיתוף שאיתה יצאנו לדרך.
קבוצות המשימה - כשמן כן הן - נועדו לבצע משימה ברורה ומובנית. בין שהמשימה נעשית באופן עצמאי ובין שבזוג או בקבוצה, חשוב לתת למשתתפים הנחיות ברורות לפעולה ולבקש שייצמדו אליהן לאורך המפגש כדי לא לסטות מהנושא.
בתהליכים מסוג היוועצות ושיתוף פעולה, כדאי למקד את המשימה באמצעות כלי מוחשי שיתופי - לדוגמה, בריסטול במרכז השולחן או לוח שיתופי עם כותרות רלוונטיות (כגון "תובנות על הסוגיה" ו"המלצות ליישום"). כלי מובנה מסוג זה לא רק ימקד את השיח, אלא אף יסייע לעיבוד הרעיונות שעולים בקבוצה לאחר המפגש. ככל שהכלי יהיה מובנה יותר, כך יהיה קל יותר לאחר מכן לעבד את הרעיונות שעלו. את הכלי יש להתאים לתוצר המצופה, כך שסיעור המוחות בקבוצה יספק מענה לרכיביו השונים. בשונה מתהליכי היוועצות ושיתוף פעולה, בתהליך שיתוף מסוג תיאום, הכלי שבו יתמקד סיעור המוחות הוא הצעה לתוצר מצופה, כלומר, למפת תיאום, שהמשתתפים יתבקשו להתייחס אליה.
על ראש הקבוצה לעורר דיון בקבוצה באמצעות שימוש במתודות שונות, כך שכל אחד יוכל להציג את עמדתו ולשמוע את עמדתם של האחרים. כדאי לעודד קולות שקטים יותר לתרום לשיח ולנהל דוברים דומיננטיים כדי להבטיח שהדיונים יישארו ממוקדים ורלוונטיים לסדר היום.
מומלץ להשתמש בשאלות מעוררות מחשבה כדי לגרום למשתתפים להעמיק ברעיונות שהציעו וברעיונות של האחרים. אפשר לשאול שאלות המעודדות את המשתתפים לשקול נקודות מבט שונות, לשקול פשרות שיש לקחת בחשבון ולבחון השלכות מכוונות ולא מכוונות של מגוון ההצעות ליישום שעלו בדיון.
שאלות שאפשר לשאול בקבוצת משימה בשלב הובלת תהליך השיתוף :
בסיום העבודה בקבוצות המשימה, חשוב לומר כי מה שעלה בקבוצה ייאסף ויעבור עיבוד לכדי תוצר אשר ישקף את הדעות של כולם עד כמה שניתן.
בזמן העבודה בקבוצות, מוביל התהליך מתפקד כמאזין מהצד ורושם לעצמו הערות. אין ספק כי המוביל מגיע עם ידע מקיף משלו ביחס לשאלת השיתוף ועם תובנות על האופן שבו ניתן לענות עליה. עם זאת, חשוב שהוא לא יגיב לדברים הנאמרים, גם אם אינם מתיישבים עם נקודת מבטו. בדרך זו המשתתפים ירגישו בנוח לשתף ברעיונות, וניתן יהיה להפיק מהתהליך תוצר משמעותי יותר.
טיפים להנחיית קבוצות משימה:
-
משימה ממוקדת וברורה: גיוס המשתתפים למשימה ממוקדת.
-
מרחב מכיל: אווירה פתוחה וכבוד לנקודות מבט מגוונות.
-
חשיבה יצירתית: להציע פתרונות ייחודיים לאתגרים.
-
משוב בונה: הימנעות משיפוטיות, שיח מפרגן ומשוב ענייני על רעיונות.
דגשים להנחיית קבוצות משימה אונליין
-
להיערך לפתור בעיות טכניות, כגון בעיות אודיו או וידאו, ולהגיע עם תוכנית גיבוי למקרה שיהיו שיבושים בפלטפורמה הנבחרת.
-
לחלק את המשתתפים לחדרים וירטואליים כדי לוודא שלכולם יש הזדמנות לדבר.
-
להגביר מעורבות, באמצעות שאילת שאלות, שילוב של תוכן ויזואלי (וידאו ותמונות), אלמנטים משחקיים (כגון ניחוש תשובות בזמן תחום ומתן ניקוד, משחק תפקידים) ועוד.
איך לעודד חדשנות בקבוצות המשימה?
-
הרכב משתתפים מגוון - רקע, ניסיון ותחומי התמחות מגוונים.
-
שיח על חדשנות - שילוב סרטון או ציטוט העוסקים בחדשנות כבסיס לדיון.
-
עידוד חדשנות - פרגון למשתתפים התורמים רעיונות חדשניים כדי להניע את האחרים לפעול בדרך דומה.
-
הבניה של תהליך מוגדר - כאשר המבנה ברור, קל יותר קל 'להתפרע' עם רעיונות חדשים.
-
זמן להרהור אישי - רגעים המוקדשים לחשיבה של המשתתפים לגבי תובנותיהם והאתגרים העומדים לפניהם עשויים להוביל להבנה עמוקה יותר ולפריצות דרך חדשניות.
5. הצגת התקדמות התוצר
אחד התפקידים המשמעותיים של מוביל התהליך בשלב ההובלה הוא הצגת ההתקדמות בהכנת התוצר. יצירת תחושה של התקדמות בקרב המשתתפים היא חיונית, משום שיש בה כדי להגביר מוטיבציה ומעורבות ולהדגיש את הערך והתרומה של המאמץ המשותף. הצגת ההתקדמות משקפת את העשייה השיתופית ומעידה על שיפור המקצועיות בעבודה המשותפת. היא מבססת את ההבנה כי הצלחת התהליך מושתתת על תכלול העמדות ונקודות המבט השונות.
מוביל התהליך מציג את ההתקדמות בשלבים השונים ובסוגי התהליכים השונים. כאשר התהליך כולל יותר ממפגש אחד, מהמפגש השני ואילך (מלבד בתהליך של יידוע), בדרך כלל תיעשה הצגת ההתקדמות בתחילת כל מפגש.
כדי שההתקדמות תהיה ניכרת לעין, נעבד את הרעיונות שהעלו המשתתפים לכדי תוצר ויזואלי (מצגת, טבלה, אינפוגרפיקה וכדומה). על אופן יצירת תוצר ביניים שמצביע על התקדמות, נרחיב בסעיף "עיבוד". בעניין הצגת התוצר, חשוב להזכיר כי ממפגש למפגש אנו שואפים לעלות ברמת התוצר, לבנות בכל מפגש קומה נוספת לבניין שלנו.
חשוב להקפיד שכל מה שנאמר בקבוצה יבוא לידי ביטוי בהצגת תוצר הביניים. במידת האפשר, מומלץ להראות למשתתפים כיצד אמירותיהם באות לידי ביטוי בתוצר, ואפילו לצטט משפט שאמרו – כך ניתן למשתתפים הרגשה שבאמת מקשיבים להם ולוקחים בחשבון את דעתם. לאחר הצגת תוצר הביניים, יש להציע למשתתפים לשלוח הערות לתיקוף.
למה חשוב לשקף למשתתפים את ההתקדמות בהכנת התוצר?
6. תיעוד המפגשים
תיעוד הקולות שעולים במפגשי השיתוף מאפשר התייחסות מהימנה לנושאים ולרעיונות שעלו. התיעוד מטפח תרבות של אחריות ומקצועיות, מבטיח שרעיונות לא ייפלו בין הכיסאות ומאפשר להישען על רעיונות שעלו בשלב עיבוד התוצר.
מומלץ למנות לכל קבוצה מתעד, שיהיה אחראי על תיעוד המפגשים. כמו כן, מומלץ לצלם או להקליט תהליכי עבודה ותוצרים (ולוודא מראש הסכמת המשתתפים לכך). אפשר להשתמש בכלי שלהלן לתיעוד מפגשי שיתוף.
כלי לתיעוד מפגשי תהליכי שיתוף
7. עיבוד
לאחר המפגשים
עיבוד התוצר
בסוף כל מפגש שיתוף - פרט למפגש יידוע - בין שהמפגש הוא חד־פעמי או שהוא חלק מסדרה, יהיה בידינו אוסף של רעיונות שאותם נרצה לעבד לכדי תוצר מוחשי. תהליך העיבוד ייעשה בעזרת צוות משימה, שכולל את מוביל התהליך, הצוות המסייע, ראשי הקבוצות ומשתתפים נוספים. בעזרת צוות המשימה נאסוף את כלל הרעיונות שעלו בקבוצות, נמיינם ונארגן אותם, כך שיהיה ברור מהם הנושאים המרכזיים שנידונו. העיבוד ייעשה קל בהרבה אם יעמוד לרשות הצוותים כלי מובנה שמחולק מראש לקטגוריות.
כדי לוודא שישנה הלימה בין התוצר המתהווה לתוצר המצופה שהגדרנו בתכנון התהליך, חשוב לחזור שוב ושוב אל שאלת השיתוף. השאלה תעזור במיקוד ובבחינת מידת הרלוונטיות של הרעיונות השונים.
איך מעבדים אוסף רעיונות לתוצר מוחשי באמצעות אישכּוּל:
1. לאסוף את כל הרעיונות שעלו, להקליד ולשלוח לצוות המשימה להתרשמות ראשונית.
2. לכתוב במקום בולט את שאלת השיתוף.
3. לסמן בצבע רעיונות שחוזרים על עצמם ורעיונות דומים, ולארגן אותם באשכולות (קבוצות נושאים).
4. לסמן מילות מפתח בכל אשכול.
5. לזקק את הרעיון המרכזי בכל אשכול.
6. לתת כותרת לכל אשכול (לדוגמה: אתגרים/הזדמנויות, שותפים/פעולות, רכיבי מנגנון/אופני פעולה).
7. להכין תרשים אישכול.
דוגמה לתרשים אישכּוּל:
שאלת השיתוף_______________
איך נדע אם האשכולות שיצרנו משרתים את התהליך?
נשאל את עצמנו ואת צוות המשימה, אם האשכולות מקדמים אותנו לעבר פיצוח שאלת השיתוף. לחלופין, נוכל לבדוק באיזו מידה האשכולות רלוונטיים לתוצר הסופי; כותרות הנושאים אמורות לרמז על רכיבי התוצר המצופה שהוגדר בשלב התכנון. בכל שלבי העיבוד, המטרה שלנו היא להתקדם צעד נוסף לעבר התוצר המצופה.
את פעולות האישכול שבוצעו ואת הרציונל מאחורי הכותרות שנבחרו חשוב לשקף למשתתפים בעת הצגת התוצר המעובד.
העיבוד בין מפגשי הקבוצות הוא קריטי, משום שהוא נותן למשתתפים תחושה של התקדמות וערך. בנוסף, העיבוד מאפשר לשמוע עוד קולות בנוגע לרעיונות שעלו, ובכך הוא תורם לקבלת החלטות מדויקת יותר.
8. תיקוף
דיוק:
האם העובדות, הנתונים והמידע המוצגים במסמך מדויקים?
האם חסר מידע קריטי?
האם יש טעויות עובדתיות או אי־דיוקים?
גרפיקה:
האם העיצוב תורם להבנה?
האם עזרים חזותיים, תרשימים או גרפים תומכים ביעילות בתוכֵן?
איך הוויזואליות משפרת את המסמך?
תיקוף התוצר
לאחר כל עיבוד מתבצע תיקוף - בקשה מהמשתתפים לשלוח תגובות והתייחסויות לתוצר המעובד. מטרת התיקוף היא לוודא שכולם מעודכנים ומסכימים על התוצר המשותף. פעולה זו מגדילה את האמון של המשתתפים בתהליך ומעמיקה את החיבור שלהם לתוצר. התיקוף מתבצע בדרך כלל בדוא”ל (חוץ מאשר בתהליך של שיתוף פעולה, שבו התיקוף מתבצע במפגש האחרון).
מומלץ לייחד כתובת דוא”ל ייעודית לטובת תגובות המשתתפים לתיקוף התוצר, כדי לוודא שהודעות לא ייפלו בין הכיסאות. כשמגיעה פנייה ממשתתפי התהליך, חשוב להודות לשולח ולציין שההערה שלו תילקח בחשבון.
נקודות להתייחסות בתיקוף התוצר
רלוונטיות לתהליך השיתוף:
באיזו מידה המסמך נותן מענה על שאלת השיתוף?
האם הרעיונות רלוונטיים לשטח?
איך המסמך מקדם אותנו?
יישום:
באיזו מידה הרעיונות במסמך ניתנים לביצוע?
מה המכשולים הצפויים בשלב היישום?
מי עוד יוכל לסייע ביישום מיטבי?
בהירות ומבנה:
האם המבנה הכללי של המסמך ברור וקל לעקוב אחר התכנים?
האם הכותרות, כותרות המשנה והסעיפים מאורגנים בצורה הגיונית?
האם ההסברים ברורים ומובנים?
9. שליחת סיכום
שליחת סיכום לכל מפגש
כאשר תהליך השיתוף מורכב מיותר ממפגש אחד, כמה ימים לאחר כל מפגש, ועד שבוע לכל היותר, נשלח למשתתפים דוא”ל עם סיכום המפגש, ואליו נצרף את התוצר המעובד. הסיכום יכלול סקירה ברורה ותמציתית של המפגש, שתוכל להבטיח בסיס ונקודת מוצא שווה לכל המשתתפים. הדבר יאפשר להם להתבסס על מה שהתרחש במפגש הקודם ועל התוצר המעובד במפגש הבא, יפחית את הסיכוי לאי־הבנות או לפרשנויות מוטעות, ואף יאפשר למשתתפים שלא נכחו במפגש להשלים פערים. תמיד נסיים בהזמנה לפנות אלינו לכל תגובה או שאלה ונשאיר ערוץ תקשורת פתוח. עוד חשוב להבהיר בסיכום, שאיננו מתחייבים להוציא לפועל כל רעיון שיעלה ולציין שהרעיונות שעלו יהוו בסיס להמשך עבודה.
תבנית לסיכום מפגש
צ'ק ליסט פעולות לביצוע לאחר המפגשים
10. סגירה והוקרת תודה
המפגש המסכם
סגירת התהליך
תחושת סגירה לתהליך השיתוף היא הכרחית, משום שהיא נותנת ביטוי והכרה למאמץ שהושקע ומשרה תחושת ערך בקרב המשתתפים. כמו כן, סגירה נאותה מאפשרת מעבר חלק לשלב הפצת התוצר ומתווה להמשך שיתופי פעולה עתידיים.
במפגש המסכם נרצה ליצור אווירה חגיגית, שבה נכיר תודה לכולם על תרומתם לתהליך ולתוצאותיו. ברוב המקרים נציג את התוצר ונדגים כיצד הרעיונות השונים שעלו בתהליך מתמזגים יחד לתמונה מארגנת ועשירה. זוהי הכרה פומבית והדדית בערך הייחודי שמביא איתו כל משתתף.
בסיום המפגש נתאר בפני המשתתפים כיצד אנו מתכוונים לעשות שימוש בידע שנאסף וכן למה ישמש התוצר? היכן יפורסם?
ובנוסף נסביר כי התוצר יעבור עיבוד נוסף ויישלח אל המשתתפים לתיקוף.
וכמובן, נסיים בהוקרה למשתתפים, בהכרת תודה לכל אחד מהם ולכולם יחד על שהקדישו מזמנם ולקחו חלק בתהליך.
מה יכלול סיכום של תהליך השיתוף?
-
סיכום ההישגים העיקריים: אבני הדרך להישגים בתהליך.
-
הצגת התוצר: מתן דגש על ההתחשבות בקולות של כולם.
-
הכרה בתרומת המשתתפים: דוגמאות ספציפיות לאופן שבו הרעיונות שעלו השפיעו לטובה על תוצאות התהליך.
-
הכרת תודה: תודה לכולם על מחויבותם, על זמנם ומסירותם לאורך התהליך כולו ועל המאמץ הקולקטיבי שהוביל להצלחה.
-
מבט לעתיד: כיצד ייעשה שימוש בתוצר, מהם השלבים הבאים וההזדמנויות שמגולמות בו.
11. הצגת התוצר המסכם
הצגת התוצר המסכם ותיקופו
בחלק מתהליכי השיתוף, ובייחוד בתהליכים מסוג שיתוף פעולה, התוצר המסכם מוצג במפגש האחרון. את הצגת התוצר יש להכין בקפידה כדי להעביר בבהירות את הרעיונות המרכזיים, לרבות האופן שבו התוצר עונה על הצורך שבבסיסו. חשוב שנוכח התוצר כל המשתתפים ייווכחו כי דבריהם נלקחו בחשבון, ולכן כדאי לציין בפירוט כיצד התוצר נותן ביטוי לקולות השונים.
בתהליך מסוג שיתוף פעולה, כאשר כל קבוצה עוסקת בנושא אחר, מומלץ כי ראשי הקבוצות או נציגים מטעמם יציגו את התוצרים שפותחו בכל קבוצה, ושלאחר מכן יתקיים תיקוף בקבוצות; המשתתפים יתחלקו לקבוצות חדשות כדי להיחשף לנקודות מבט נוספות, ובקבוצות אלה ידונו בתוצרים שהוצגו ויציעו שיפורים. הכנה כזו תאפשר למוביל הקבוצה להתמקד בהצגת הסינתזה בין כלל התוצרים לקראת התוצר השלם.
בתיקוף התוצר המסכם נרצה לבחון את מידת ישימותו ואת הדרכים להפצתו. כדי לגייס את המשתתפים כשגרירי הפצה ויישום בשטח, נקיים דיון בשאלות העוסקות ביישום מיטבי: מהם הצעדים הבאים? אילו היבטים יש להביא בחשבון? אילו חלקים יהיה קל יותר ליישם? מהם האתגרים וההזדמנויות שבהפצה וביישום? מומלץ להזמין את המשתתפים במפגש המסכם להציע דרכים להפצה ולפרסום. לאחר מכן, נוכל למפות את הצעותיהם לפי אוכלוסיות שונות ולהרחיב את השפעת התוצר באמצעות הפצתו לקהלים שונים בתפוצה רחבה.
טיפים להצגת התוצר המסכם:
-
הפתעה: להתחיל עם נתון או עובדה מפתיעה הקשורה לתהליך השיתוף או לתוצאותיו.
-
גיוון בדרכי הייצוג: להציג את התוצר בעזרת סדרת תמונות/איורים/שיר, וכדומה.
-
תמונת עתיד: לתאר מה יקרה בעוד 3 שנים מהיום בזכות התוצר שיצרנו.
12. הפקת המוצר
נקודת הסיום
הפקת התוצר והפצתו
תהליך השיתוף אינו מסתיים במפגש המסכם, אלא במכתב מסכם שנשלח אל המשתתפים בסיומו.
להפקת התוצר הסופי מומלץ להיעזר בשירותי גרפיקה ולשלב המחשות של נתונים. יש לשים לב גם לכך שבתוצר ייכלל פרק תודות עם שמות כל השותפים שהיו מעורבים בתהליך. זאת מאחר שלרוב התוצר שלנו ישמש את השותפים בפעילותם בארגון/בשטח.
במכתב הסיום נרצה גם לציין מה ייעשה עם התוצר בעתיד. אפשר לציין כי התובנות וההצעות במסמך יוצגו במסגרת דיונים ומפגשים נוספים לקידום הנושא ו/או לקראת גיבוש מסמך המלצות ופעולות ישימות, וכי אלו ישולבו בתוכניות העבודה של האגפים/היחידות הרלוונטיים.
לאחר שליחתו למשתתפים, נמשיך לפרסם את התוצר בתפוצה רחבה ככל הניתן, בערוצי תקשור מגוונים ובמסגרות נוספות.
13. משוב מקוון
משוב מקוון והפקח לקחים
למכתב המסכם מומלץ לצרף קישור למשוב מקוון, שיאפשר לנו ללמוד מה הצליח יותר ומה פחות ולהפיק לקחים. מומלץ לכלול עד 5 שאלות בכל שאלון. לאחר איסוף תשובות המשוב, כדאי לקיים מפגש הפקת לקחים בהשתתפות מוביל התהליך והצוות המסייע, לצורך שיפור תהליכי שיתוף עתידיים.
דוגמה לשאלות משוב לתהליך השיתוף
מהי מידת הסכמתך עם ההיגדים הבאים?
